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Access: Cómo importar un fichero CSV a Excel xls y a una base de datos Access mdb
Explicamos en este artículo cómo importar o convertir un fichero de texto plano separado por comas o punto y coma (con formato CSV) a una base de datos Microsoft Access, pasando previamente por Microsoft Excel.
Ficheros CSVLos ficheros CSV (Comma-Separated Values ó valores separados por coma) son un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal) y las filas por saltos de línea. Los campos que contengan una coma, un salto de línea o una comilla doble deben ser encerrados entre comillas dobles. El formato CSV es muy sencillo y no indica un juego de caracteres concreto, ni cómo van situados los bytes, ni el formato para el salto de línea. Estos puntos deben indicarse muchas veces al abrir el fichero, por ejemplo, con una hoja de cálculo. Por ejemplo:
Cómo importar un fichero csv de texto plano a Microsoft Excel xls ó xlsxComo ejemplo crearemos un fichero csv de texto plano en el sistema operativo Microsoft Windows 7 con el siguiente contenido: "AJ Soluciones informáticas";"01/09/2010";"http://www.ajsolucionesinformaticas.com";"100";"Imágenes" Para realizar la importación o conversión del fichero CSV abriremos Microsoft Excel, abriremos la ficha "Datos" y pulsaremos en "Obtener datos externos", seleccionaremos "Desde texto":
Seleccionaremos el fichero con formato CSV, en nuestro caso "Dominios AjpdSoft.csv" y pulsaremos "Importar":
Nos mostrará el asistente para importar texto, en primer lugar seleccionaremos los siguientes datos:
Pulsaremos "Siguiente" para continuar:
A continuación indicaremos el separador usado en nuestro fichero csv, en nuestro caso "Punto y coma". Los separadores permitidos:
A continuación el asistente nos pemitirá elegir el tipo de datos básico para cada columna. Por ejemplo, si pulsamos en la columna que incluye una fecha podremos indicar en "Formato de los datos en columnas" el tipo de datos "Fecha", con formato "DMA" (día, mes y año). Seleccionaremos el tipo de datos para cada columna y pulsaremos "Finalizar":
Introduciremos en qué fila y en qué columna queremos insertar los datos y pulsaremos "Aceptar":
Microsoft Excel nos mostrará los datos importados del fichero CSV
Pulsaremos en "Guardar" para guardar los datos CSV a formato Microsoft Excel (hoja de cálculo xls ó xlsx):
Importar fichero de Excel xls xlsx a Access mdb mdbxA continuación vamos a convertir un fichero en formato Microsoft Excel (hoja de cálculo xls ó xlsx) a base de datos Microsoft Access. Realizaremos la importación de los datos de una hoja de un libro de Microsoft Excel a una tabla de una base de datos Microsoft Access, todo ello de forma automática usando el asistente de importación de Microsoft Access. En primer lugar abriremos Microsoft Access, en nuestr ocaso la versión 2007, aunque para el resto de versiones el proceso es similar. Pulsaremos en "Nueva base de datos en blanco", introduciremos la ruta y el nombre de la carpeta donde se guardará el fichero Access accdb, en nuestro caso "Dominios AjpdSoft.accdb" y pulsaremos "Crear":
Desde la ficha "Datos externos", pulsaremos en "Excel" (Importar a una hoja de cálculo de Excel: importa o vincula datos de un archivo de Microsoft Office Excel):
Se iniciará el asistente para obtener datos externos de Microsoft Access, en "Nombre de archivo" pulsaremos en "Examinar" para seleccionar el archivo Microsoft Office Excel origen:
Seleccionaremos el fichero Microsoft Office Excel que contiene los datos CSV que importamos en este paso, en nuestro caso "Dominios.xlsx":
A continuación podremos elegir el tipo de importación a realizar, podremos seleccionar las siguientes positibilidades:
En nuestro caso, puesto que es una base de datos nueva y puesto que no queremos vincular el contenido sino importarlo y usar los datos en Access seleccionaremos "Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual":
Seleccionaremos la hoja del libro de Excel que contiene los datos a Importar, en nuestro caso "Dominios_AjpdSoft", marcando la opción "Mostrar hojas de trabajo". Pulsaremos "Siguiente" para continuar:
Marcaremos la opción "Primera fila contiene encabezados de columna" si en la hoja de Excel hemos añadido encabezados a las columnas, en caso contrario no la marcaremos y pulsaremos "Siguiente":
A continuación el asistente para importación de hojas de cálculo nos permitirar seleccionar el tipo de datos Access para cada columna (campo) de Excel. Por ejemplo, seleccionando la columna "nombre" podremos indicar los siguientes datos para el campo que se creará en la tabla de Access:
Realizaremos el proceso de seleccionar el tipo de datos para todos los campos de la hoja de cálculo Excel. En el ejemplo, crearemos un índice sin duplicados para el campo "web":
A continuación podremos crear una clave principal (clave primaria o primary key) para la tabla que se importará. Es recomendable que todas las tablas tengan una clave primaria, en el ejemplo usaremos el campo "web" como clave primaria, por lo que seleccionaremos "Elegir la clave principal y seleccionaremos "web". Las posibles opciones son:
Por último, para que el proceso finalice y se inicie la importación, introduciremos el nombre de la tabla de Access que se creará con los datos importados de Excel y pulsaremos "Finalizar". Si queremos que se inicie el asistente para analizar la estructura de la tabla marcaremos la opción "Desearía que el asistente analizara la estructura de la tabla después de importar los datos":
El asistente para analizar la estructura permite crear tablas vinculadas a la principal a partir de campos con valores "repetidos". Por ejemplo, si tenemos un fichero Excel con esta estructura:
El asistente para analizar la estructura de las tablas permitirá crear dos tablas, una de "facturas" y otra de "clientes" y vinculará ambas por una clave foránea. En nuestro ejemplo sólo queremos crear una tabla por lo que no usaremos el asistente para analizar la estructura de las tablas. Pulsaremos "No" en el mensaje:
Por último, el asistente de Microsoft Office Access para obtener datos externos nos permitirá guardar los pasos de la importación para futuras importaciones. Para ello marcaremos el check "Guardar pasos de importación" y en "Guardar como" introduciremos un nombre descriptivo. Pulsaremos en "Guardar importación":
Tras la importación, desde Microsoft Office Access, podremos acceder a los datos importados, tanto al diseño de la tabla que el asistente habrá creado:
Como a la consulta y modificación de los datos importados desde Excel:
Si se produce algún error de importación, el asistente creará una tabla llamada "nombre_tabla_importacion$_ErroresDeImportación" con la estructura:
Nota: hay que tener en cuenta que Microsoft Office Access permite realizar importaciones desde casi cualquier origen de datos, incluido, por supuesto, CSV, por lo que no sería necesario pasar de CSV a Excel y de Excel a Access, es posible pasar de CSV a Access directamente. Artículos relacionados
CréditosArtículo realizado íntegramente por Alonsojpd miembro fundador del proyecto AjpdSoft. Anuncios
Enviado el Sábado, 22 enero a las 12:45:14 por ajpdsoft
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