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Aplicaciones: AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales
AjpdSoft


Os presentamos esta nueva aplicación completamente gratuita (freeware) y con el código fuente disponible (también gratuito - 100% Open Source): AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales. Esta aplicación permite llevar el control de la facturación, diario de ingresos, clientes, acreedores, gastos, presupuestos y notas de entrega de una forma muy sencilla y rápida, sin necesidad de abrir e introducir multitud de datos, a veces innecesarios.



Características más importantes de AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales

Una vez más, siguiendo con el compromiso de nuestro proyecto, os mostramos esta aplicación, AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales, que permite gestionar de una forma sencilla, rápida y eficaz la facturación, presupuestos, diario de ingresos, clientes, acreedores, gastos, cobros, materiales y notas de entrega de un profesional (abogados, jardineros, mecánicos de cualquier tipo, etc.). Con esta aplicación buscamos ante todo la rapidez y sencillez, evitando las típicas aplicaciones de facturación con decenas de ventanas y cientos de datos a introducir (muchos de ellos innecesarios). Esta aplicación tiene las siguientes caracteríasticas:

  • Todas las pestañas (Diario, Fechas, Gastos, Facturas, Clientes, Acreedores, Materiales, Detalle de facturas) permiten ser exportadas a Excel (xls), HTML (htm), al portapapeles de Windows, a texto (txt) y a XML, con un solo clic de ratón.
  • Todas las pestañas (Diario, Fechas, Gastos, Facturas, Clientes, Acreedores, Materiales, Detalle de facturas) permiten filtros automáticos, semejantes a los de Microsoft Office Excel o los de StarOffice Calc.
  • Todas las pestañas (Diario, Fechas, Gastos, Facturas, Clientes, Acreedores, Materiales, Detalle de facturas) permiten calcular los sumatorios, mínimos, máximos, media de todas los campos, semejantes también a los de Microsoft Office Excel o los de StarOffice Calc.
  • Todos los datos de la aplicación están en la misma ventana, separados convenientemente por pestañas, por lo que se mejora la rapidez y la sencillez de uso.
  • La aplicación es altamente configurable para permitir adaptarla a cualquier empresa o autónomo (datos de la empresa, logotipo, nombre de los campos para las facturas, nombre de las pestañas, ocultar-mostrar pestañas, etc.).
  • Todas los los datos son imprimibles (facturas, notas, clientes, acreedores, gastos, cobros, etc.).
  • Posibilidad de generar múltiples notas mensuales (o diarias o por trabajo realizado) de forma automática para los clientes seleccionados.

Algunas opciones de AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales

A continuación os mostramos captura de pantalla de las opciones más importantes de la aplicación:

  • Todas las pestañas incluyen una serie de botones comunes (tienen la misma utilidad para todas):

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Barra de botones

A continuación explicamos el uso de cada uno de ellos (de izquierda a derecha):

    • Ir al primer registro.
    • Ir al registro anterior.
    • Ir al siguiente registro.
    • Añadir un nuevo registro.
    • Editar: cuando ya tenemos un registro y queremos modificarlo, para hacerlo es preciso pulsar este botón que pondrá el registro en modo edición para permitir modificarlo.
    • Validar: guarda los cambios realizados en el registro actual (tanto si es uno nuevo como si es una modificación).
    • Cancelar: cancelas las modificaciones realizadas (desde la última vez que se pulsó el botón Validar).
    • Refrescar: actualiza los datos de la ventana actual.
    • Generar facturas automáticas: permite generar varias facturas a la vez para varios clientes.
    • Imprimir: submenú que mostrará dos opciones, Imprimir e Imprimir simple, la primera de ellas sólo estará disponible en la pestaña de Diario y Facturas, la segunda permite imprimir el resto de las pestañas.
    • Vista: desde este submenú se podrán mostrar y ocultar los autofiltros, agrupaciones y sumatorios.
    • Exportar: con esta opción podremos exportar los datos a Excel, HTML, TXT (texto plano), XML, portapapeles.
  • "Diario - Oficial": desde esta pestaña podremos facturar a aquellos clientes que tengan un contrato de mantenimiento mensual. Como concepto de la factura generada se utilizará el texto que contenga el fichero de Descripción de la aplicación (ubicado por defecto en la carpeta de instalación). Este fichero, por defecto, contiene el siguiente texto: Minuta correspondiente a los honorarios profesionales por los trabajos realizados de jardinería durante el mes de # del presente ejercicio. Obviamente, para cambiar este texto es suficiente con abrir el fichero de descripción con un editor de textos y modificarlo personalizando para cada caso. Hay que tener en cuenta que la aplicación cambiará el carácter "#" por el mes seleccionado para la factura:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Diario - Oficial

  • "Botón generación notas mensuales": permite generar una o varias notas automáticamente (una por cada cliente seleccionado):

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Botón generar notas mensuales

  • Ventana de generación de Diario mensual automático: podremos generar las notas o facturas mensuales de forma automática para los clientes, el mes y el día seleccionados. De forma automática la aplicación cogerá el texto del fichero de "Descripción" y sustituirá el carácter "#" por el mes seleccionado para generar el texto del concepto de cada factura generada:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de generación de notas mensuales

  • Ventana de Fechas (cobros): en esta pestaña indicaremos los pagos que va realizando cada cliente. Para aquellos clientes que efectúan un pago mensual utilizaremos una línea (registro) e iremos introduciendo la fecha de pago de cada mes en la columna correspondiente. Para controlar los años anteriores, la aplicación incluye dos columnas correspondientes a los meses de noviembre y diciembre del año anterior. Los campos de esta pestaña son: cliente, nombriembre AA (año anterior), diciembre AA (año anterior), enero, febrero, marzo, ... sueldo, paga por banco:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de fechas

  • Ventana de Gastos: en esta pestaña añadiremos los gastos de la empresa (autónomo, asesoría, telefonía, luz, combustible, material, etc.). Para aquellos acreedores a los que les hayamos introducido un importe, éste aparecerá de forma automática. Los campos de esta pestaña: número de orden, mes, día, número de factura, NIF, nombre del acreedor, tipo de operación, sueldos y salarios, seguridad social autónomos, tributos no estatales, otros gastos, porcentaje de IVA, importe IVA, importe total:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de gastos

  • Facturas y presupuestos: desde esta pestaña añadiremos los presupuestos y facturas de la empresa. Dispondremos de dos modalidades: corta (ocupa medio folio A4 aproximadamente) y larga (ocupa un folio A4). Los campos de esta pestaña: número (automático), fecha, cliente, porcentaje de descuento, importe, presupuesto (con esta opción indicaremos si es un presupuesto o una factura), Corta (con este campo selecionaremos la modalidad corta o larga), observación. Para el detalle de la factura: código material, material, descripción, cantidad, precio e importe. De forma automática, al indicar el código del artículo se rellenará el campo "Material" y el campo "Descripción". El campo "Material" no es modificable (salvo que se modifique el nombre del mismo), el campo "Descripción" sí es modificable y es el que aparece en la impresión:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de facturas

  • Impresión de Facturas: si hemos aplicado un filtro correcto (sólo las facturas cortas o sólo las largas) podremos imprimir todas las facturas de una sola vez (una factura por cada página):

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de impresión de facturas - presupuestos

La vista previa de la impresión de un presupuesto - factura:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de impresión de facturas - presupuestos

  • Acreedores: desde esta pestaña añadiremos los proveedores y todos aquellos terceros que nos produzcan gastos (teléfono, seguridad social, hacienda, luz, agua, material, abogados, asesoría, etc.). Los campos de esta pestaña: código (automático), nombre, nif, tipo de operación (tipo de gasto), S.S. Autónomo (seguridad social autónomo), tributos no estatales, otros gastos, porcentaje IVA, sueldos y salarios. Al introducir alguno de estos datos, cuando seleccionemos el acreedor para un gasto, serán rellenados automáticamente:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de acreedores

  • Ventana de impresión de "Acreedores":

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de impresión de acreedores

  • Materiales: desde esta pestaña gestionaremos los materiales para las facturas. Con los campos: referencia, nombre, categoría, -% (porcentaje decremento), precio, %+ (porcentaje incremento), precio cliente, fecha alta, observación, imagen:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Ventana de materiales

La imagen de cada material podrá ser asociada mediante dos métodos:

  • El botón "Selecc. imagen fichero": permite seleccionar una imagen existente en el equipo, ésta será copiada a la carpeta de las imágenes (indicada en la configuración de la aplicación):

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Selección de imagen para material

  • El botón "Escanear imagen": con esta opción podremos escanear una imagen directamente desde el software del escáner y asociarla al material. Tras ser escaneada la imagen será guardada en un fichero, en la carpeta indicada en la configuración de la aplicación.

Desde la ventana de materiales también podremos ver la imagen asociada o bien pulsando el botón "Mostrar imagen" (utilizando AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales"):

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Visualización de imagen de material

O bien utilizando el botón "Visualizar", en cuyo caso será abierta en el programa de Windows por defecto, normalmente el Visor de imágenes y fax de Windows:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Visualización de imagen de material

  • Pestaña de "Detalle de facturas - Consulta": desde esta pestaña podremos consultar, buscar, filtrar y exportar los detalles de las facturas. Podremos agruparlos por número de factura, exportarlos a Excel, XML, etc.:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Pestaña de consulta de detalle de facturas

  • Desde el menú "Herramientas" - "Copia de seguridad" podremos realizar una copia de seguridad de los datos de la aplicación. AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales comprimirá los datos en un fichero ZIP, permite agregarle una contraseña de seguridad:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Copia de seguridad de los datos

  • Desde el menú "Herramientas" - "Reorganizar ficheros" podremos compactar y reindexar las tablas de la aplicación. Estas tareas no suelen ser necesarias, sólo son útiles si realizamos muchas eliminaciones de registros:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Reorganizar y compactar tablas de la aplicación

  • Desde el menú "Herramientas" - "Mantenimiento" podremos realizar una serie de tareas útiles para preparar la aplicación para un nuevo período (año o ejercicio):
    • Eliminar detalles de las facturas no enlazadas: esta opción sirve para eliminar algún detalle que no tenga una factura asociada, no afecta a los datos de la aplicación pues estos detalles no aparecen.
    • Vaciar Fechas: permite vaciar las fechas de los registros de la pestaña "Fechas" de la aplicación, no eliminará los registros sólo limpiará las fechas. También permite poner el sueldo a cero (chequeando la opción "Vaciar Sueldo") y añadir las fechas de noviembre y diciembre en los campos Noviembre AA y Diciembre AA chequeando la opción "Actualizar Noviembre y Diciembre del año anterior".
    • Vaciar Diario: permite eliminar los registros del Diario de la aplicación. Si se ha introducido un filtro sólo eliminará los que cumplan la condición del filtro, si no se introduce un filtro se eliminarán todos. Un ejemplo de filtro: "(CodigoCliente = 1) AND (MES = 1)".
    • Vaciar Facturas: funciona igual que la opción anterior, también admite filtro.

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Tareas de mantenimiento para nuevo período - ejercicio

  • Desde el menú "Herramientas" - "Configuración" podremos modificar y personalizar las opciones del programa:
    • Etiquetas de la impresión de diario y facturas: CIF, Nº Factura, Etiqueta % IVA, Total, Euros, este valor será el que aparezca en la impresión de las notas de diario y facturas.
    • Materiales: en "Carpeta imágenes" indicaremos la carpeta donde queramos que la aplicación ubique las imágenes que asociará a cada artículo (material).
    • Logotipo para las facturas: en "Ruta imagen" indicaremos la ubicación y nombre del fichero de imagen del logotipo de la empresa.
    • Otros datos: Mostrar importes en Pesetas (chequeando esta opción aparecerán los importes en pesetas en la barra de estado), % IVA (impuesto) para facturas (porcentaje de IVA u otro impuesto que se utilizará para el cálculo del importe total de las facturas), Nombre del fichero con la descripción para facturas (contendrá sólo el nombre del fichero con la descripción que se utilizará para el concepto de las facturas, este fichero debe estar ubicado en la misma carpeta que el ejecutable de la aplicación), Título para la aplicación (texto que aparecerá en la barra de título de la aplicación, servirá para identificar el ejercicio de la aplicación).
    • Ruta de los datos (base de datos): si marcamos la opción "Ruta manual" podremos indicar la ubicación de los datos de forma manual. Si no chequeamos esta opción la aplicación cogerá los datos de la carpeta "Tablas" ubicada en la misma carpeta que el ejecutable de la aplicación.
    • Altura del detalle de la factura: permite modificar la altura que tendrá el detalle de la pestaña "Facturas" (en la parte inferior), sólo a efectos de visualización.

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

En la pestaña "Empresa y pestañas" de la configuración podremos:

  • Datos empresa: desde aquí podremos indicar los datos que aparecerán en las facturas y notas (Nombre, Profesión, Teléfono, NIF-CIF, C.P., Calle, Población, Provincia. Aunque puede ser utilizado para cualquier otro dato, para adaptarlo a las necesidades de la empresa.
  • Pestañas de la aplicación: podremos cambiar el nombre de las pestañas principales de la aplicación (diario-oficial, fechas, gastos, facturas, clientes, acreedores, materiales, detalle facturas. También podremos ocultar ó mostrar las pestañas que deseemos.

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

¿Cómo separar los ejercicios de cada año?

La aplicación no está preparada para multriperíodo, aunque sí es posible tener cada período (ejercicio o año) separados. Para ello realizaremos los siguientes pasos:

  • Copiaremos la carpeta actual de la aplicación (completa, con las tablas, las imágenes, el ejecutable y el fichero INI) a otra carpeta o a la misma (haciendo una copia), le pondremos el nombre que queramos, por ejemplo "VI 2009".
  • Crearemos un acceso directo al nuevo ejecutable, poniéndole un nombre que lo identifique del anterior, por ejemplo "VI Ejercicio 2009".
  • Ejecutaremos este acceso directo y veremos que aparecen los mismos datos que el ejercicio anterior. Desde el menú "Herramientas" - "Mantenimiento" podremos vaciar las tablas de Fechas, Diario y Facturas (tal y como hemos explicado más arriba).
  • Desde el menú "Herramientas" - "Configuración" podremos cambiar el título de la aplicación para que al tenerla abierta sepamos con qué ejercicio estamos trabajando.

Nota: la opción anterior funcionará siempre que tengamos sin chequear la opción "Ruta manual" en la configuración de la aplicación (Ruta de los datos - base de datos).

 

Novedades versión 2.9.4.337

La versión 2.9.4.337, liberada el 2 de agosto de 2009, incluye las siguientes mejoras:

  • Posibilidad de indicar el margen superior para la impresión de facturas y presupuestos. Esta opción es configurable desde el menú "Herramientas" - "Configuración", pestaña "Facturas y presupuestos". En la opción "Tamaño margen superior (corta)" o "Tamaño margen superior (larga)" de las facturas podremos indicar el margen superior en milímetros que se establecerá para la impresión de las facturas. De la misma forma lo configuraremos para los presupuestos:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

  • Posibilidad de personalizar el título de la impresión de facturas y presupuestos. Para ello podremos acceder al menú "Herramientas" - "Configuración", pestaña "Facturas y presupuestos" y establecerlo en "Etiqueta título facturas para impresión" (para las facturas) y en "Etiqueta título presupuestos para impresión" (para los presupuestos):

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

Esta etiqueta es la que aparece en los informes de facturas y presupuestos:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

Esta etiqueta también es modificable desde la propia ventana de impresión de facturas y presupuestos:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

  • Añadido campo CIF a la impresión de facturas y presupuestos:

AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales - Configuración

 

Datos técnicos de AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales

La aplicación está desarrollada en Borland (ahora Codegear) Delphi 6, los datos son guardados en tablas Paradox y necesita el BDE (Borland Database Engine) para la conexión de la aplicación con la base de datos. Los datos de configuración son guardados en un fichero INI, modificable y editable con cualquier editor de texto plano.

Para usuarios desarrolladores

La aplicación utiliza los siguientes componentes (para Delphi 6):

  • TScanImage: para escanear imágenes desde el escáner directamente (gratuito).
  • Windows XP Theme Manager 1.10.1: adaptar la aplicación al tema visual de Windows (gratuito).
  • DevExpress Bars 4.2: barras de botones y menús avanzados (pago).
  • DevExpress PrintingSystem 2.2: impresión desde rejilla de datos QuantumGrid (pago).
  • DevExpress QuantumGrid 3.22: rejilla de datos (pago).

Aunque algunos son de pago, no son obligatorios, por ejemplo el componente "DevExpress Bars" es sustituible por las barras de botones (ToolBar), el componente "DevExpress PrintingSystem" es sustituible por el QReport de Delphi, "DevExpress QuantumGrid" es sustituible por DBGrid.

Por supuesto, como siempre, incluimos el código fuente 100% Open Source (freeware) gratis de la aplicación completa. Si aún no te has registrado puedes hacerlo desde aquí gratuitamente, luego descarga el código fuente desde este enlace:

Código fuente 100% Open Source AjpdSoft Ventas e Ingresos con materiales

 

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Créditos

Artículo realizado íntegramente por Alonsojpd miembro fundador del proyecto AjpdSoft.



Nota: Revisado por AjpdSoft el 02-08-2009.
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Enviado el Martes, 23 diciembre a las 00:04:16 por ajpdsoft
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